Учебный центр получает при инсталляции программы автоматизации в свое пользование CRM-систему в качестве клиентской базы, интерактивное электронное расписание, специальные формы для ввода информации в систему в ручном режиме и много других полезных и эффективных инструментов для ведения автоматизированного учета свой деятельности по всем видам отношений – с учащимися, с преподавателями, с учебными пособиями и учебными аудиториями. Помимо перечисленного программа автоматизации поддерживает несколько функций, которые делают ее еще более замечательной, а персонал центра – еще более свободным от повседневных рутинных процедур.

Первая функция – это импорт данных, или перенос огромных объемов информации в автоматическом режиме из внешних электронных файлов, при этом их формат может быть любым. Процесс переноса осуществляется без участия третьих лиц и в доли секунды, и то же самое можно сказать и обо всех других проводимых программой процессах – они мгновенны. При перемещении информации в программу все значения становятся на предоставленные им места и, соответственно, распределяются по структуре базы в строгом заданном порядке. Функция импорта полезна при формировании баз данных – базы учащихся, если она была ранее создана, библиотечного фонда, базы товаров, если учебный центр организует параллельно со своей основной деятельностью еще и продажу учебников, учебно-методических и наглядных пособий.

Вторая функция – автозаполнение, благодаря которой учебный центр получает автоматически сформированную финансовую и внутреннюю документацию. Для этого в программу встроен широкий набор шаблонов, которыми система учета свободно оперирует, выбирая соответствующий назначению бланк и заполняя его данными из собственных информационных баз. Таких баз в программе несколько. Никакой путаницы в значениях не происходит – все оформлено грамотно, правильно и аккуратно. При этом бланки могут быть представлены в корпоративном стиле учебного центра – с контактами и логотипом. К такой отчетности можно отнести и финансовый документооборот для контрагентов, и квитанции об оплате для учащихся, и договоры на предоставление образовательных услуг и др.

Третья автоматическая функция, поддерживаемая программой, – электронная рассылка клиентам разнообразных сообщений, информационных и рекламных, если они изъявили согласие не ее получение, что отмечено флажком в клиентской базе в обязательном порядке. Для пользования этой функцией учебному центру предоставлено четыре вида связи: sms, e-mail, Viber, голосовое сообщение. При этом сообщения уходят непосредственно из базы клиентов по тем контактам, которые в ней представлены, как в массовом режиме для всех, так в избирательно групповом – для определенной категории учащихся или клиентов, и в персональном – для конкретного клиента. Все отправленные когда-то сообщения сохраняются в базе – в профайле каждого получателя, сохраняя дату отправки и содержание. Для организации рассылок в программу встроены текстовые шаблоны, подготовленные для любого повода, в обязанность работников учебного центра входит только выбрать соответствующий случаю.

Четвертая функция – это правописание, которая поддерживается во всех текстах, созданных самостоятельно программой или работниками центра, что позволяет не волноваться насчет грамотности отправлений.

Есть еще иные автоматически осуществляемые процессы, но они повышают общую производительность программы, а перечисленные здесь позволяют работникам учебного центра существенно экономить свое рабочее время. При том, что программа гарантирует точность заполнения и исполнения. В учебном центре, как упоминалось выше, может работать магазин по реализации учебной продукции. В этом случае программа будет вести для него автоматический складской учет, т.е. когда при продаже какого-то учебника, он будет автоматически списан со склада – с того количества, которое было указано. Аналогичным образом, после посещения занятия оно будет автоматически списано с того количества занятий, которое было определено учащемуся в базе абонементов.